EM QUAIS ETAPAS DA PRODUÇÃO UMA ASSESSORIA DE EVENTOS PODE SER ÚTIL?

1. PLANEJAMENTO

O papel da assessoria tem início na pré-produção, quando são feitas as reuniões de planejamento para o evento em questão. Essa etapa é de extrema importância, pois envolve a definição de diversos itens, como objetivos, público-alvo, possíveis atrações e orçamento.

É o planejamento que vai nortear o trabalho da assessoria, que ficará responsável por fazer o evento acontecer sem nada fugir do combinado, o que é uma garantia de que tudo sairá conforme você espera.

Sem o planejamento, o evento tem grandes chances de não ocorrer, ou ainda de ser mal organizado. Assim, planejar é o primeiro passo para realizar um grande evento.

2. DIVULGAÇÃO

A assessoria de eventos, geralmente, conta com uma equipe preparada para fazer toda a divulgação, desde a produção de material gráfico até o contato direto com as pessoas, sempre tendo em vista o seu público-alvo.

Levando em conta que a divulgação é um dos passos essenciais para o sucesso do evento — já que é a partir dela que o seu público será estimulado a participar —, é muito importante deixá-la nas mãos de profissionais que sabem como fazê-la da maneira mais eficiente possível.

Lembre-se que não adianta fazer uma grande festa se não há convidados para celebrarem.

3. CONTROLE DO ORÇAMENTO

Para produzir um evento, é necessário investir dinheiro contratando fornecedores, alugando equipamentos e decorando o espaço. Em meio a tudo isso, alguém deve ficar responsável por controlar as finanças para que o saldo não seja negativo ao fim da organização.

Essa é mais uma tarefa que pode ser designada à assessoria de eventos, que ainda cuidará da emissão de relatórios detalhados sobre os custos da produção para que tudo seja realizado com o máximo de transparência.

Além disso, esses profissionais têm mais noção dos preços praticados no mercado, possibilitando que sua empresa economize no que for possível, e invista somente no necessário.

4. CONTRATAÇÃO DE FORNECEDORES

As assessorias trabalham diariamente com a produção de eventos e, por isso, lidam com os mais diversos fornecedores. Isso é vantajoso para você, porque os assessores saberão indicar os mais adequados para atender às suas necessidades; e tudo sem deixar de lado a qualidade dos serviços e o seu orçamento.

Além disso, como assessorias de eventos trabalham frequentemente com esses fornecedores, muitas vezes elas estabelecem parcerias, obtendo alguns descontos que você não conseguiria se estivesse organizando tudo por conta própria.

Com isso, é possível perceber os benefícios de ter esse auxílio na hora de organizar seu evento

5. GERENCIAMENTO DE PROBLEMAS

Por menor que seja o seu evento, a produção pode envolver desafios e problemas difíceis de solucionar. Algumas situações comuns são as falhas com o equipamento, tanto antes quanto durante a realização, ou a falta de um convidado, que pode deixar a programação comprometida.

A melhor maneira de lidar com esses problemas é ter uma assessoria de eventos à sua disposição. Afinal, uma das suas funções é solucionar quaisquer imprevistos sem comprometer a imagem da sua empresa perante o público.

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